Le soluzioni Records Center possono essere standard o personalizzate a seconda delle esigenze funzionali e operative dei clienti, mantenendo sempre come obiettivo finale la gestione in outsourcing dell’intero ciclo di vita della documentazione.

Electronic Document Management
Work Flow Management
Document Storage & Retrieval
Soluzioni verticali

Electronic Document Management

• Scanning della documentazione cartacea su supporti ottici e digitali
• Software avanzato per la ricerca e la consultazione dei documenti all’interno degli archivi elettronici
• Soluzioni innovative per l’accesso ai documenti attraverso la intranet, la extranet oppure il sito internet, con differenti livelli e profili di accesso sia per gli amministratori del sistema sia per gli utenti della consultazione
• Sicurezza fisica dei dati: configurazione di strutture hardware ad alta affidabilità, applicazioni di Intrusion Detection System per identificare e annullare eventuali attacchi al sistema
• Sicurezza logica dei dati: infrastrutture a chiave pubblica per l’accesso al sistema e per garantire l’autenticità e l’integrità dei documenti archiviati elettronicamente

Le soluzioni di archiviazione elettronica Records Center consentono di ottenere i seguenti vantaggi:

• Riduzione della quantità di documentazione cartacea trattata in azienda grazie all’informatizzazione dei flussi documentali
• Incremento della produttività, azzeramento dei tempi di attesa per la consultazione dei documenti, integrazione di nuove funzionalità di ricerca e di consultazione in base alle esigenze operative
• Gestione sicura degli accessi alla piattaforma documentale

In quest’area Records Center ha sviluppato la soluzione standard Conservazione e Archiviazione Ottica Sostitutiva che integra tutti gli aspetti organizzativi e legali che le aziende e gli Enti Pubblici devono rispettare in merito alla conservazione documentale.

Work Flow Management

Records Center fornisce soluzioni per il disegno e l’implementazione di sistemi di work flow management all’interno di aziende ed enti pubblici.

I sistemi di work flow management consentono di automatizzare i flussi di lavoro all’interno di specifiche aree aziendali (amministrazione, finanza, vendite, acquisti, risorse umane) grazie alla definizione e all’attivazione dei processi e delle attività tra i membri dei team di lavoro.

Il punto di forza delle soluzioni Records Center di work flow management è la definizione dei sistemi di accesso e di consultazione delle informazioni e dei documenti collegati ai flussi di lavoro, che consentono alle risorse coinvolte di intervenire direttamente nei processi a seconda del proprio ruolo e di essere costantemente aggiornate sullo status delle attività in corso.

Document Storage & Retrieval

Le aziende e gli Enti Pubblici producono notevoli quantitativi di documentazione cartacea che sono obbligate a conservare sia per obblighi di legge in materia di conservazione dei documenti originali sia per esigenze di consultazione interne ed esterne.

Records Center progetta e realizza soluzioni in outsourcing per la creazione, la gestione e il mantenimento di archivi cartacei.

Le soluzioni di Document Storage & Retrieval di Records Center prevedono:

• Ritiro e trasferimento della documentazione originale dalle sedi del cliente ai magazzini di raccolta di Records Center
• Codifica dei raccoglitori per organizzare il posizionamento all’interno degli armadi e dei corridoi del magazzino
• Caricamento dei dati su software di gestione archivio per rendere agevole e rapida la ricerca dei documenti
• Servizio invio del documento originale con corriere espresso oppure di invio del documento in copia tramite fax o posta elettronica
• Possibilità di richiedere on demand il trasferimento dei documenti cartacei in formato digitale
• Macero periodico della documentazione scaduta o non più valida ai fini legali

I principali vantaggi per le aziende e gli Enti Pubblici derivanti dall'affidamento in outsourcing della gestione documentale cartacea sono:

• Abbattimento dei costi delle risorse dedicate all’archiviazione e dei costi di locazione dei magazzini di raccolta
• Riduzione dei tempi di risposta alle richieste di consultazione
• Gestione delle autorizzazioni di consultazione dei documenti basate su procedure predefinite

Soluzioni verticali

MRM – Medical Records Management
Medical Records Management è una suite di prodotti per la gestione, l’archiviazione e la consultazione delle Cartelle Cliniche elettroniche. MRM prevede la gestione su rete internet ed extranet delle Cartelle Cliniche e l’integrazione con sistemi di sicurezza e di firma digitale.

CLAIM DOC – Gestione Sinistri e Polizze Agenti
CLAIM DOC è una suite di prodotti per la gestione degli archivi ottici del Fascicolo Sinistri e delle Polizze Assicurative. CLAIM DOC accentra su un unico Document Management System l’ingente mole di documentazione cartacea prodotta dalle assicurazioni che in questo modo viene messa a disposizione di tutti i soggetti coinvolti (agenzie, clienti, ispettorati, liquidatori, legali, periti, officine ecc.) in formato elettronico e in maniera rapida, riservata e sicura.

SFR – Specimen di Firma Repository
Specimen di Firma Repository è la soluzione Records Center per il settore bancario che permette l’acquisizione ottica su un sistema centralizzato digitale degli specimen di firma rendendoli accessibili per le consultazioni da parte di tutte le filiali della banca.
Il sistema, già collaudato con successo da primari gruppi bancari italiani, consente alle banche di soddisfare le esigenze della clientela grazie al controllo di validità della firma condiviso tra tutte le filiali.

POD - Paper of Delivery
POD è la soluzione Records Center destinata al mercato delle Telecomunicazioni e prevede la gestione in outsourcing delle attività di accettazione, protocollo, scansione, indicizzazione e archiviazione dei contratti e della corrispondenza clienti.
Il sistema è articolato in vari moduli che, oltre alle esigenze standard di archiviazione e consultazione dei documenti, comprendono anche funzionalità di invio di comunicazioni ai clienti e di spedizione dei contratti, mettendo a disposizione delle risorse di back office sistemi di monitoraggio e di tracking delle attività.